Правила составление отчетаСоставление отчета преследует две основные цели. Первая - передача необходимой информации о той или иной проделанной работе, и вторая - информация в плане документальной записи процесса коммуникации. Это определенный материал в письменной форме, позволяющей человеку или группе лиц вспомнить основные факты. Отчет передает сообщение автора ясно, четко, понятно и поэтому может быть эффективным средством коммуникации. Главное в отчете - это совершенствование работы и достижение цели. Его основное назначение: передача информации; запись и последовательное изложение деятельности; формирование четких рамок о проделанной работе и о той, которую предстоит еще выполнить; критика, объяснение или обвинение негативных фактов; определение и формирование ответственности. Ни в одном из письменных документов не важны так краткость, ясность и последовательность. Помимо основной информации отчет может нести еще и дополнительную. Продемонстрировать имидж автора, умение писать, выявить стиль мышления, индивидуальность. К тому же отчет должен уже запрогнозировать ожидаемую ответную реакцию. Перед написанием отчета необходимо узнать своего адресата, его предубеждения, стремления, проблемы, заботы. Следует определить вопросы, на которые необходимо получить ответы, причем ответы желаемые. В отчете желательно избегать эффектных сравнений, аллегорий, метафор. Вопросы и ответы располагаются по степени важности. Избегайте лишних слов, особенно вводных. Текст пишите простыми предложениями. В конце документа укажите, ждете ли ответа на свое послание. В. Семенов
|